Вчинення нотаріального засвідчення копії документу є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. Однією з нотаріальних дій, що вчиняються в державних нотаріальних конторах, є засвідчення вірності копій документів і виписок з них. У ст. 75 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
Існують такі способи засвідчення копій документів:


1. нотаріальне засвідчення копії документа;
2. засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
3. засвідчення копії документа фізичною особою.
- Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади:
Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Винятки: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.
Вимоги до засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади:
На лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія». Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:
слів «Згідно з оригіналом»;
найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
дати засвідчення копії
Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
- Засвідчення копії документа фізичною особою:
Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:
o відмітку «Згідно з оригіналом»;
o особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
o дату засвідчення копії.
Забороняється засвідчувати:
• правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо;
• документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
• правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;
• вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;
• документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
• трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.
Відділ «Галицьке бюро правової допомоги» Івано-Франківського місцевого центру з надання БВПД